Kennzahlen im Betrieb

Kenn­zah­len sind Alltag gewor­den. Als sog. KPIs (Key Perfor­mance Indi­ca­tors, wört­lich: Schlüs­sel-Leis­tungs-Hinweise) werden sie stets weiter verbrei­tet. Wie oft bei Neuig­kei­ten bieten sich neue Geschäfts­fel­der für findige Anbie­ter. Ihre Ange­bote führen oft zu mehr Komple­xi­tät, ohne daß der Nutzen für den Betrieb glei­cher­ma­ßen mit ansteigt. So gibt es häufig zuerst eine Kenn­zah­len­in­fla­tion und dann unpro­duk­tive Diskus­sio­nen über den Zusam­men­hang, die Wech­sel­wir­kung usw. der zu vielen Kenn­zah­len. Deshalb die nach­ste­hende Einordnung.

Kenn­zah­len lassen sich unter­schei­den in ergeb­nis­be­zo­gene und akti­ons­be­zo­gene Kenn­zah­len. Ergeb­nis­be­zo­gene Kenn­zah­len sind immer und stets zu bevor­zu­gen, denn sie korre­lie­ren mit einem ange­streb­ten Ergeb­nis. Z.B. Umsatz­ren­dite. Manch­mal jedoch ist das nicht möglich, weil die ergeb­nis­be­zo­gene Kenn­zahl erst ermit­telt werden kann, wenn es ein Ergeb­nis gibt. Ist das Ergeb­nis uner­wünscht, so ist die Kenn­zahl zwar geeig­net, das aufzu­zei­gen, aber nicht geeig­net, das zu verhindern.

Deshalb gibt es akti­ons­be­zo­gene Kenn­zah­len. Sie sollen helfen, zu prognos­ti­zie­ren, ob das gewünschte Ergeb­nis erreicht wird oder nicht. Sie haben also so lange einen Nutzen, wie am Ergeb­nis gear­bei­tet wird. Steht das Ergeb­nis fest, verlie­ren akti­ons­be­zo­gene Kenn­zah­len ihre Bedeu­tung, die Beschäf­ti­gung damit ist oft Verschwendung.

Da Kenn­zah­len das Verhält­nis zweier Zahlen ausdrü­cken, ist es wich­tig, beide Zahlen beur­tei­len zu können und ein sinn­vol­les Verhält­nis zu bilden. In der Praxis wird oft der Nenner unter­schätzt oder im Laufe der Zeit wird seine Rele­vanz verges­sen. Es macht einen rele­van­ten Unter­schied, ob die Produk­ti­ons­menge auf den Durch­schnitt der Vorpe­ri­ode oder auf den aktu­el­len Auftrags­ein­gang bezo­gen wird.

Promi­nent aktu­el­les Nega­tiv­bei­spiel ist die Corona-Poli­tik. Das Ziel ist die Gesund­erhal­tung der Bevöl­ke­rung. Das zu messende Ergeb­nis wäre der Immun­sta­tus gefähr­de­ter Perso­nen. Eine sinn­volle Kenn­zahl wäre der Anteil von Perso­nen mit hoher Immu­ni­sie­rung an der Gesamt­zahl der gefähr­de­ten Perso­nen. Beide Größen lassen sich messen.

Ein Weg die Immu­ni­sie­rung zu verbes­sern ist die Impfung. Das Impfen ist eine Aktion, deshalb sind Impf-Kenn­zah­len ledig­lich Akti­ons­kenn­zah­len. Sie machen also ab dem Zeit­punkt keinen Sinn mehr, ab dem man Ergeb­nisse fest­stel­len kann. Das ist aktu­ell der Fall.

Die Nutzung von Impf­quo­ten (was steht im Nenner?) zu diesem Zeit­punkt ist also entwe­der ein Kenn­zei­chen von Unwis­sen­heit oder Ignoranz.

Was heißt das, übertragen auf den Betrieb?

1. Kenn­zah­len kommen aus dem Büro. Im Betrieb, in dem sie neu einge­führt werden, wurden sie bis zu diesem Zeit­punkt nicht gebraucht. Die Einfüh­rung muß also begrün­det werden.

2. Eine beliebte Begrün­dung ist: .…. “wird für andere .… gebraucht”. Diese Begrün­dung führt dazu, daß die im Betrieb einge­führ­ten Kenn­zah­len dort als Zusatz­be­las­tung ange­se­hen werden und keiner­lei Unter­stüt­zung genie­ßen. Sollen sie im Betrieb erho­ben werden, so sind dazu Zwangs­me­cha­nis­men und stän­dige Kontrol­len erfor­der­lich. Das ist suboptimal.

3. Damit Kenn­zah­len im Betrieb funk­tio­nie­ren müssen sie einen Nutzen für den Betrieb selbst haben. Dazu kann die Erkennt­nis gehö­ren, ob die eigene Abtei­lung die Leis­tung des Betrie­bes begrenzt hat oder nicht. Oder wie die Leis­tung der eige­nen Abtei­lung sich entwi­ckelt hat. Oder wie sie im Vergleich zu den aktu­el­len Markt­an­for­de­run­gen steht. Oder auch wie sie sich mit der Nach­bar­ab­tei­lung vergleicht (in Maßen).

4. Damit Kenn­zah­len im Betrieb funk­tio­nie­ren müssen sie zahlen­mä­ßig begrenzt sein. Für eine tägli­che Auswer­tung sind m.E. maxi­mal 4 Kenn­zah­len zweck­mä­ßig. Z.B. eine Kenn­zahl für das Thema “Quali­tät”, eine Kenn­zahl für das Thema “Leis­tung” und eine weitere Kenn­zahl, z.B. zum Thema “Weiter­ent­wick­lung” sowie eine zu einem aktu­el­len Problem­thema. Sich täglich zu beschei­ni­gen, daß man keinen Unfall hatte ist demge­gen­über in der Regel m.E. wenig zielführend.

5. Damit Kenn­zah­len im Betrieb funk­tio­nie­ren muß die Inter­pre­ta­tion im Konsens erfol­gen bzw. es muß Konsens herge­stellt werden: eine Kenn­zahl, die jeder inter­pre­tiert, wie er will, macht keinen Sinn, ihre Auswer­tung führt nicht zu koor­di­nier­ten Aktio­nen mit Poten­tial zur Ergebnisverbesserung.

Die Aufgabe für den Betrieb besteht also darin, die weni­gen dauer­haft rele­van­ten Kenn­zah­len heraus­zu­fil­tern, sie sorg­fäl­tig zu defi­nie­ren, mit großer Konse­quenz die Daten zu erfas­sen, sie auf leicht verständ­li­che Weise auszu­wer­ten und ohne Ausnahme die regel­ge­rechte Veröf­fent­li­chung und Inter­pre­ta­tion sicher­zu­stel­len. Die Aufgabe besteht nicht darin, weitere Kenn­zah­len zu defi­nie­ren und sie dann sich selbst zu überlassen.